L’Agenzia delle Entrate ha pubblicato le nuove regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche all’interno del Sistema di Interscambio (SdI), relative alle attività di cessione di beni e servizi tra soggetti residenti in Italia e valide anche per le operazioni transfrontaliere. La conservazione delle fatture elettroniche da parte dell’Agenzia delle Entrate si inserisce all’interno dei più ampi benefici offerti dalla dematerializzazione, recentemente promossa dalle previsioni contenute nel PNRR e ritenuta indispensabile per il completamento della trasformazione digitale. Sul tema della conservazione digitale obbligatoria per i cittadini e le aziende si sono espressi, inoltre, i principali fornitori di servizi per l’emissione delle fatture elettroniche, evidenziandone i numerosi vantaggi: elimina i costi connessi al mantenimento dei documenti cartacei, evita lo smarrimento dei documenti e ne rende più efficace la consultazione. A tal proposito InfoCert, tra le prime aziende accreditate dall’AgID come Conservatore, oltre a ribadire l’obbligo decennale di conservazione digitale delle e-fatture previsto dalle attuali normative, evidenzia che il semplice salvataggio della fattura elettronica in un file PDF non ha alcun valore legale, ma questo si ottiene esclusivamente utilizzando gli strumenti digitali che permettono la conservazione sostitutiva dei documenti emessi e di quelli ricevuti. Per essere conservate, inoltre, le fatture elettroniche devono contenere tutti i dati che ne permettono la ricerca e la consultazione (come la data, la partita Iva e l’indicazione dei prodotti) e devono essere in formato XML (acronimo di Extensible Markup Language), il linguaggio utilizzato per la codifica dei dati contenuti nei documenti contabili.
Il provvedimento 433608/22, consultabile nel sito dell’Agenzia delle Entrate, cerca di risolvere le divergenze in atto con il Garante per la Protezione dei Dati Personali, che in un primo momento aveva espresso dei pareri contrastanti in merito alla memorizzazione dei file XML delle fatture elettroniche. Le nuove disposizioni consentiranno all’Agenzia di memorizzare i file ”fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento.” I documenti correttamente inviati al Sistema di Interscambio saranno inoltre disponibili nell’area riservata fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione. Per i soggetti non titolari di partita Iva, invece, la visibilità del documento contabile sarà attivata a partire dalla data di adesione al servizio di consultazione. All’interno del provvedimento si introducono inoltre alcuni servizi innovativi, che hanno lo scopo di migliorare e semplificare gli adempimenti richiesti ai contribuenti. Infatti, oltre ai classici servizi di estrazione dei dati si apre la strada ai “servizi di censimento del canale abituale di trasmissione” e all’attivazione di “un canale “web-service” da utilizzare per le richieste di scarico massivo di dati”. Questo renderà possibile delegare alla software house, che ha predisposto l’applicativo informatico utilizzato per la trasmissione, l’integrazione del gestionale con i dati in possesso dell’Agenzia delle Entrate: permetterà la “quadratura” e il reinoltro delle fatture e delle notifiche da e verso il Sistema di Interscambio. Le recenti previsioni dell’Agenzia sono l’inizio di una dematerializzazione che potrebbe portare ad una definitiva abolizione dei registri Iva, considerati dagli esperti dispositivi anacronistici e incompatibili con i formati elettronici attualmente previsti per i documenti contabili in formato digitale.
